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内蒙古自治区青少年发展基金会档案管理办
时间:2019-08-20   浏览量:2221
  

为进一步规范内蒙古青基会工作档案管理,方便查阅资料,便于工作接续,现就青基会工作档案制定管理办法。

一、档案管理

(一)档案管理工作由办公室负责,各部门要严格按照《档案法》及档案部门有关规定将工作中形成的具有查考价值,应当归档保存的文件材料(包括发出文件、领导讲话、承办的会议文件、会计资料、基建图纸、希望小学报批材料、学生资料等文件材料和录音带、照片、光盘等声像资料)整理立卷,按要求及时归档,集中统一交办公室保存,个人不得保存原件。日常形成的文件资料,应坚持一月一整理归档;

(二)部门主办或参与筹办的重大会议活动相关文件资料,应在会议活动结束后一周内完成整理归档,并交由办公室统一管理。

二、归档范围

(一)单位主办起草的内蒙古青基会正式文件便函;

(二)单位工作中形成的、具有留存参考价值的非正式文件,包括领导讲话、通知、请示、汇报、报告、方案、主持人用语等各类文件资料;

(三)重要会议、重大活动筹备及组织实施过程中产生的所有相关文档,如筹备方案、推进表、协商函、选举票样、座席图等;

(四)有自治区领导、自治区团委书记、副书记参加的会议活动的照片、音频、视频资料;

(五)上级单位下发的具有参考价值的文件资料。以上均为非涉密文件资料。涉密文件资料交由团委办公室统一管理。

三、归档要求

(一)文件资料归档形式以电子版文档为主,重要的文件资料应同时归档纸质版。重要会议、重大活动在归档电子版的同时,纸质版须单独归档成册;

(二)各部门要根据文档的类别、形成时间、内容、性质等要素,对归档文件资料进行科学分类、合理编目、确保文档查阅方便快捷;

(三)各部门要确定用于集中储存电子版文档的电脑、移动硬盘或光盘等硬件设备,注意做好文件备份,同时设置用于存放纸版文档的文件柜;

(四)各部门须指定专人负责档案管理工作,并在岗位变动时及时做好交接。

四、档案的查借阅和移交

(一)档案的查借阅和利用要认真执行《档案法》和《保密法》,在征得主要领导同意后,方可查借阅或使用;

(二)国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案,必须按规定时间办理移交手续,并妥善保管交接凭证,还应在检索工具上注明;

(三)对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记,为统计和移交工作作好准备。


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