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内蒙古自治区青少年发展基金会公文处理管理办法
时间:2019-08-20   浏览量:2168
  

为使内蒙古青基会公文管理工作规范化、制度化、科学化,切实提高公文质量和公文处理的效率,根据《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)、《内蒙古自治区团委机关公文发文和运转管理办法(内团办发﹝2018﹞55号)等有关规定,结合内蒙古青基会实际情况,制定本办法。

一、公文处理

(一)内蒙古青基会公文处理工作由办公室和各部门具体承担。

(二)内蒙古青基会行文要注重效用,少而精;公文处理和运转的基本原则是准确、及时、高效、保密。

二、公文的起草

(一)内蒙古青基会公文的起草,由办公室负责,根据各部门工作需要起草。起草重要公文,应由各部门负责人亲自动手或亲自指导,出稿后经办公室把关报秘书长审核。

(二)起草公文必须符合党的路线、方针、政策,遵守国家的法律、法规和内蒙古青基会章程。

(三)起草公文应当准确、全面反映工作意图,符合共青团工作和青少年工作实际,提出的政策措施要切实可行,同时要体现工作的连续性,不得与已发有关文件矛盾或抵触。

(四)起草公文要征求有关职能部门的意见。联合行文,要征求各联名机关的意见或由联名机关共同起草。在未取得一致意见时,不得擅自行文。

(五)起草公文要开门见山、观点鲜明,条理清晰、结构严谨,表述准确、篇幅简短。人名、地名、数字、时间要准确,标点符号使用要恰当。文内需使用简称的,一般应当先用全称,并注明简称。引用党和国家的有关政策、法律、法规及领导人的重要讲话时,必须仔细核对,做到准确无误。

(六)起草公文语言要规范,文字要简明通畅。一般不用修饰性语言,不得使用口语、土语、俚语以及冷僻字,不能生造词句。

(七)起草公文要根据实际情况和有关要求正确选择文种,确定文件发布形式。

(八)起草公文要符合公文的基本格式,各部门在公文起草过程中,严格按照《国家公文处理管理办法》和自治区团委办公室印发的《公文及信息稿写作常用小知识八则》的公文格式要求,起草相关公文。

(九)拟下发的公文在起草完成送办公室审核时,应当使用统一的文件发文单。要按照发文单中规定的项目,如部门审稿意见、拟稿人、公文标题、印数等,逐项填写。凡未附发文单的公文,办公室不予核稿。

三、公文的核稿

(一)为确保公文质量,凡内蒙古青基会正式公文,在送秘书长审批和签发之前,均应由各部门负责人核稿后报办公室审核。部门负责人作为文稿第一责任人,要严把文稿质量关。

(二)公文审核的主要内容:

1.是否确需发文;

2.文种的选择是否适当;

3.公文的格式是否符合要求,秘密等级、缓急时限、发送范围等规定是否合理;

4.标点符号是否规范;

5.文字表述是否概念准确,简明扼要,条理清楚,语法规范;

6.内容是否符合党和国家的方针、政策以及法律、法规、基金会章程,政策是否保持连续性,提法是否同已发布的有关文件相衔接;

7.内容涉及的部门是否经过协调,意见是否一致。

四、公文的签发

(一)内蒙古青基会名义下发的公文,经部门负责人核稿、分管副秘书长审核后,由办公室进行发文审核并送交秘书长审核、签发(批)。

(二)因工作需要以内蒙古团委名义制发的请示、报告、电报以及重要的公函和普发文件,有关外事工作的请示、报告,由秘书长审核经团委办公室审核报分管书记签发,重要的由书记签发。

(三)公文的内容涉及有关部门(单位)的工作范围和职权的,应经过会签后行文。以内蒙古青基会为主的联发文件,会签工作一般由起草文件的部门负责,由秘书长审签;外单位来文会签,由办公室对接部门负责人、分管副秘书长审核后,由秘书长审签。

五、公文的印制

(一)凡以内蒙古青基会名义发出的文件和信函,由秘书长签发后,责任部门须在办公室编号登记后,进行印发,各部室应将签发稿与正式文件一式三份交办公室归档,电子版同时提交办公室保存。

(二)印制公文要遵守时限要求,保证质量,做到用纸规范,字体适当,文字清晰。

(三)送印公文文稿必须先由办公室编发文序号。公文印制份数,由拟文单位与办公室有关部门协商确定。印制公文要严格按照规定的格式印制。

(四)印制公文应当严格遵守保密规定。印制涉密文件应当严格按照限定份数印制,不得多印,有密级的公文不得擅自留存。印刷废页要及时销毁。

(五)凡不按上述手续办理的文件,一律不可印发。

六、公文的送发

内蒙古青基会公文的送发工作由办公室负责。公文送发前,应按拟稿时规定的发送单位和份数逐一核对,防止错发和漏发。急件、机密件送发前应当进行登记。急件、特急件必须按规定的时限发出或者送达。凡带密级的公文须经过团委机要交通(通信)传递。

七、公文的办理

(一)办文人员对收到的来文、来电要在当日进行分类登记。登记公文要将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。

(二)凡注明各部室、单位收的信件,由办公室签收、登记、编号后,工作人员在半日内分送到各部室。转交信件不拆封,办公室办理登记手续后直接转交。急件要注明签收的具体时间。

(三)急件、请示、报告件要随到随办。收到请示、报告后,由办公室提出分处意见后送分管领导阅批。对领导批示后的请示、报告件,按领导批示意见办理。

(四)其它公文,由办公室负责人提出分处意见,呈分管副秘书长或秘书长阅批,并按领导批示要求办理。

(五)对上级领导和本级领导的批文,由办公室工作人员转秘书长,由秘书长督促各部室完成相关工作。

(六)本级领导和各部室同志参加上级机关召开的会议带回的重要文件,要及时交办公室登记,统一保管,如工作需要,再履行借阅手续。

(七)需要传达的文件,应根据文件的阅知范围和领导批示,由相关部室负责传达。向全体党员传达的文件,由学习委员负责。

(八)办公室负责对公文的承办情况进行督促检查。对紧急或重要公文要及时催办,对一般公文要定期催办,并及时反馈办理情况。

八、公文的传阅

(一)传阅文件要严格登记手续,时刻掌握文件去向,避免漏传、误传、延误和丢失。

(二)文件的传阅顺序,应根据文件的阅知范围,从主要领导开始,领导传阅后再由各部室负责人传阅。每次阅文时间,无特殊情况最长不超过2天;

九、公文的借阅

(一)借阅文件,必须履行借阅手续;借阅的文件要妥善保管,遵守保密工作的有关规定;

(二)借阅文件用后要及时归还,注销登记。办公室要及时清查收退文件,防止文件长期保存在个人手中。

(三)对遗失文件的有关人员,要视情节处理,必要时申报上级主管部门严肃处理直至追究法律责任。

十、公文的归档及销毁

(一)文件的归档以本级为主,按时间、内容,分门别类登记、编号、归档。

     (二)文件要定期销毁,销毁文件时要登记、造册、备案,并由主管领导监销。


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